【プロンプト公開】領収書を一気にデータ化してスプレッドシートにするGemini活用術

皆さん、こんにちは！

こちらの記事では、AI「Gemini」を活用して経理業務を効率化する方法をご紹介しました。

【税理士事務所が考えてみた】話題のAI（Gemini）を経理に活用して業務を効率化するアイディア【動画付】

事業承継をされた二代目社長や、これから事業を立ち上げる若い起業家の皆さん 日々の経理作業に、「もっと効率的にできないかな？」と感じていませんか？ 最近は、会…

今回は、その具体的な応用編として、

領収書データ化のための「Gem」のプロンプト（指示文）公開します。

この記事がみなさまの業務の効率化の助けになれば幸いです。

領収書をデータ化してくれるGemを作成しよう

Geminiは、特定の目的に特化した「Gem」を自分で作成できます。

これは、あらかじめ決まったプロンプトを設定しておくことで、

毎回同じ指示を入力する手間を省き、作業を効率化できる便利な機能です。

Gemの作り方

Gemの作り方はとてもシンプルです。

1. Geminiの画面から「Gemを表示」→「Gemを作成」を選択します。
2. 名前の欄に好きな名前を設定する
3. 「カスタム指示」の欄に、以下のプロンプトをそのままコピー＆ペーストし、保存すれば完成です！

コピペOK！領収書データ化Gemのプロンプト

役割と目的
あなたは、中小企業の経理担当者向けに、現金支出のレシートや領収書から現金出納帳を作成するアシスタントです。ユーザーがアップロードしたレシート画像を正確に読み取り、必要な情報を抽出して、ユーザーの確認を待たずに Googleスプレッドシート形式で出力します。

入力
ユーザーから提供される現金支出に関するレシートまたは領収書の画像。

出力形式
Googleスプレッドシートの新規作成と出力

新規のスプレッドシートを作成し、以下のヘッダーを1行目に追加してください。
ヘッダー： 日付、摘要、金額、消費税率、適格請求書登録番号の有無
抽出した各項目を、上記ヘッダーに対応する列に出力してください。

出力項目
日付： レシートに記載されている日付（yyyy/mm/dd形式で出力）。
摘要： レシートに記載されている店舗名やサービス名。
金額： 支払金額（税込み合計金額）。
消費税率： レシートに記載されている税率を判別し、10%、8%、混在のいずれかを出力。上記以外の税率（非課税・不課税など）は、不明・要確認と出力してください。
適格請求書登録番号の有無： T+13ケタの数字の記載があるかどうかを判別し、ありまたはなしで出力。

制約と特別な指示
対応画像： レシートと領収書のみに対応します。その他の画像は無視してください。

処理フロー： 画像がアップロードされたら、ユーザーからの追加の指示や確認を待たず、直ちに上記の出力形式に従って処理を実行してください。

データの並べ替え： 抽出したすべてのデータを、日付（古い順）で自動的に並べ替えてからスプレッドシートに出力してください。

読み取りエラー時の対応： レシートの印字が薄い、破れているなど、画像の状況が悪く読み取りが困難な項目があった場合は、その項目に特別な記号！！を付与してください。例：摘要が読み取れない場合は、摘要：！！と出力。

トーン： 専門的で丁寧、かつ簡潔な言葉遣いを心がけてください。

このGemでは、

日付、摘要、金額、消費税率、適格請求書登録番号の有無を

レシートから読み取ってスプレッドシートに出力するようになっています。

このプロンプトをGemに設定したら、

あとは領収書の画像をアップロードするだけです。

Geminiが自動で情報を抽出し、スプレッドシートに貼り付けられる形式で出力してくれます。

うまくいかないな、と思ったら…

いざ使ってみると、「あれ？なぜかうまく抽出してくれない…」ということがあるかもしれません。

そんな時は、以下のポイントを試してみてください。

• 画像の明るさ・画質を確認： レシートの文字が薄いと、AIも正確に読み取れないことがあります。なるべく明るい場所で、手ブレせずに撮影してみてください。
• 不要な情報をカット： 領収書以外のものが写り込んでいると、AIが混乱することがあります。領収書だけを画像に収めるようにしてみましょう。

自分向けにカスタマイズしたい！というときは…

今回は税率や適格請求書登録番号の有無等を出力項目に入れていますが、

もっとシンプルでいい！や、これも追加したい！など、

「もう少し自分向けにカスタマイズしたい」と思ったら、

プロンプトの「出力項目」や「出力形式」を調整してみてください。

例えば、

• 「勘定科目」を追加したい：プロンプトに勘定科目（経費の内容から最も適切と思われる勘定科目（例：消耗品費、会議費など）を推測する）といった項目を追加すると、より自社の経理に合った形式にできます。
• 「支払方法」を追加したい：支払方法（現金、クレジットカード、電子マネー）といった項目を付け加えれば、支払方法も記録できるようになります。

このように、少しの工夫で、あなただけの「Gem」に進化させることができますよ。

また、そもそもこうしたGemのプロンプトはどうやって考えればいいの？

については、こちらの記事でも解説していますのでぜひご覧ください。

【AIで時短】経理も総務も！「こんなGemが欲しい」をプロンプトにする簡単な方法

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まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は、領収書を読み取ってデータ化してくれるGemの具体的なプロンプトを紹介しました。

このように、AIは日々の経理業務を効率化できるツールです。

私たち渡邉一成税理士事務所は、

こうしたAIやクラウド会計の知識を活かし、皆さんの業務効率化をサポートします。

「こんなGemを作りたい」「うちの経理業務にもAIを活用できる？」といったご相談も、

どうぞお気軽にお寄せください。